Autor: Jochen Meismann – Geschäftsführer der Detektei A Plus, seit über 40 Jahren als Detektiv tätig, Mitglied der World Association of Detectives
Letzte redaktionelle Aktualisierung: Dezember 2025
Außendienstmitarbeiter arbeiten weitgehend eigenverantwortlich, in vielen Fällen ohne direkte Kontrolle durch Vorgesetzte. Dieses notwendige Vertrauen kann missbraucht werden, wenn Arbeitszeiten manipuliert, Kundenbesuche nur auf dem Papier stattfinden oder Reisekostenabrechnungen bewusst falsch ausgefüllt werden.
In solchen Situationen geht es nicht um pauschales Misstrauen, es geht um die sachliche Klärung eines konkreten Verdachts.
Eine professionelle Überwachung des Außendienstes durch erfahrene Detektive dokumentiert den tatsächlichen Tagesablauf und gleicht ihn mit den gemeldeten Tätigkeiten ab. So entstehen belastbare Fakten, mit denen Sie Arbeitszeitbetrug, Spesenbetrug und falsche Reisekostenabrechnungen gerichtsfest nachweisen oder unbegründete Vermutungen ausräumen können.
Wenn Arbeitszeiten verfälscht, Kundenbesuche erfunden oder Reisekosten falsch abgerechnet werden, schaffen wir belastbare Fakten.
Verdachtsmomente im Außendienst entstehen meist nicht von heute auf morgen. Sie bauen sich vielmehr durch wiederkehrende Auffälligkeiten auf. Dazu gehören etwa rückläufige Umsätze in fest zugeordneten Gebieten, auffällig hohe Spesen oder Reisekosten bei stagnierenden Verkaufszahlen sowie Besuchsberichte, die nicht mit Kundenrückmeldungen übereinstimmen.
Auch interne Auswertungen, Widersprüche in der Zeiterfassung oder Hinweise aus dem Kundenumfeld können einen konkreten Anfangsverdacht begründen.
In solchen Fällen ist eine gezielte Außendienstüberwachung durch eine Detektei ein zulässiges Mittel, um den tatsächlichen Sachverhalt zu klären. Die Observation dient dabei einerseits dem Schutz des Unternehmens vor wirtschaftlichem Schaden und andererseits der Absicherung arbeitsrechtlicher Entscheidungen gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter.
Arbeitszeitbetrug im Außendienst zeigt sich zumeist verdeckt: Arbeitsbeginn und -ende werden verlagert, Pausen nicht erfasst oder private Erledigungen als Arbeitszeit deklariert.
Gerade bei mobiler Tätigkeit und Zeiterfassung per App oder Eigenangabe ist die Versuchung groß, Anwesenheitszeiten zu verlängern, ohne tatsächlich zu arbeiten.
Im Rahmen der Überwachung dokumentieren Detektive den Tagesablauf des Außendienstlers, etwa Abfahrts- und Ankunftszeiten, Aufenthaltsorte und Pausen. Anschließend werden diese Daten mit den eingereichten Arbeitszeitnachweisen abgeglichen, sodass erkennbar wird, ob systematisch falsche Angaben gemacht wurden.
Ein weiterer Schwerpunkt sind angebliche Kundenkontakte, die in Wirklichkeit gar nicht stattfinden. Besuchsberichte und Gesprächsnotizen lassen sich leicht erstellen, ohne dass ein persönlicher Termin durchgeführt wurde, was langfristig zu Umsatzrückgängen und unzufriedenen Kunden führt.
Durch eine diskrete Observation überprüfen Privatdetektive, ob die angekündigten Kunden tatsächlich aufgesucht werden, wie lange Termine dauern und ob die angegebenen Besuchszeiten plausibel sind.
So entsteht ein realistisches Bild der tatsächlichen Außendiensttätigkeit und der Qualität der Kundenbetreuung.
Beim Betrug mit Reisekostenabrechnungen und Spesen nutzen Mitarbeiter Abrechnungswege aus, um sich unberechtigte Vorteile zu verschaffen.
Dazu gehören überhöhte Kilometerangaben, fingierte Fahrten, manipulierte Abreise- und Ankunftszeiten oder künstlich verlängerte Auswärtstätigkeiten, um höhere Pauschalen für Verpflegung abzurechnen.
Neuerdings kommt es immer wieder zu Fällen, bei denen mit Hilfe von KI erstellte “Belege” eingereicht werden, die nicht der Wahrheit entsprechen.
Eine Außendienstüberwachung bildet den realen Bewegungs- und Aufenthaltsverlauf des Mitarbeiters ab. Anhand dieser Dokumentation können falsche Reisekostenabrechnungen, unzulässige Umwege oder schlicht erfundene Fahrten und Spesen detailliert nachgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich Spesenbetrug und Abrechnungsbetrug belastbar belegen.
In der Praxis haben sich bestimmte Muster als typische Warnsignale herausgestellt. Dazu zählen unter anderem:
Treten mehrere dieser Faktoren zusammen auf, ist die Einschaltung einer Wirtschaftsdetektei sinnvoll, um Klarheit zu gewinnen und weitere Schäden vom Unternehmen abzuwenden.
Am Beginn steht eine ausführliche Analyse der vorliegenden Verdachtsmomente und Unterlagen. Gemeinsam im Gespräch mit uns bestimmen Sie, welche Mitarbeiter überprüft werden sollen, welche Zeiträume relevant sind und welche Fragestellungen im Vordergrund stehen, etwa Verdacht auf Arbeitszeitbetrug, Spesenbetrug oder unerlaubte Nebentätigkeit.
Die anschließende Beobachtung erfolgt diskret, verhältnismäßig und zeitlich begrenzt. Detektive beobachten die Außendienstmitarbeiter im öffentlichen Raum, dokumentieren An- und Abfahrten, Aufenthaltsorte, Kundenkontakte und Pausenzeiten.
Alle Feststellungen werden chronologisch festgehalten, sodass am Ende ein detaillierter Bericht entsteht, der die tatsächlichen Abläufe den gemeldeten Arbeitszeiten, Besuchsberichten und Reisekostenabrechnungen gegenüberstellt.
Bei einem konkreten Verdacht auf Reisekostenabrechnungsbetrug oder Spesenbetrug trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Es genügt nicht, Unstimmigkeiten zu vermuten. Tatsächlich muss der Arbeitgeber falsche Angaben konkret nachweisen, damit arbeitsrechtliche Konsequenzen rechtssicher möglich sind.
Eine spezialisierte Wirtschaftsdetektei unterstützt Sie dabei, Abrechnungen und tatsächliche Aktivitäten miteinander zu vergleichen. Anhand der Observationsergebnisse lassen sich beispielsweise folgende Punkte aufdecken:
Die so gewonnenen Erkenntnisse liefern eine klare Grundlage, um über Abmahnung, Kündigung oder Regressforderungen zu entscheiden.
Die Überwachung eines Außendienstmitarbeiters ist zulässig, wenn ein konkreter Anfangsverdacht auf einen schweren Pflichtverstoß besteht und die Maßnahme verhältnismäßig ist.
Entscheidend ist, dass ausschließlich rechtlich zulässige Mittel eingesetzt werden und der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters auf das notwendige Maß beschränkt bleibt.
Besonders wichtig: Heimliche GPS-Überwachung oder das permanente Tracking von Bewegungsprofilen sind in Deutschland in aller Regel unzulässig. Eine zulässige Außendienstüberwachung basiert daher auf der Beobachtung und Dokumentation tatsächlich wahrnehmbarer Vorgänge im öffentlichen Raum.
Rechtmäßig erhobene Beweise durch eine Detektei können arbeitsrechtliche Schritte stützen. Zudem können sie – je nach Einzelfall – sogar dazu führen, dass der überführte Mitarbeiter die entstandenen Detektivkosten erstatten muss.
Nach Abschluss der Maßnahme erhalten Sie einen schriftlichen, nachvollziehbaren Bericht über die überwachten Einsätze. Daraus geht hervor, ob Arbeitszeiten korrekt eingehalten, Kundenbesuche durchgeführt und Reisekostenabrechnungen sowie Spesen ordnungsgemäß erstellt wurden.
Bestätigt sich der Verdacht, verfügen Sie über harte Unterlagen für arbeitsrechtliche Schritte wie Abmahnung oder fristlose Kündigung. Bestätigt er sich nicht, können Sie den Mitarbeiter entlasten, unbegründete Verdächtigungen ausräumen und das Vertrauensverhältnis wieder stabilisieren. In beiden Fällen gewinnen Sie Klarheit und Handlungssicherheit.
Ein Außendienstmitarbeiter eines Handelsunternehmens reichte über mehrere Monate hohe Reisekosten und Spesen ein, obwohl die Umsätze in seinem Gebiet deutlich zurückgingen. Interne Prüfungen ergaben Auffälligkeiten bei Kilometerangaben und Abwesenheitszeiten, die sich nicht erklären ließen.
Im Rahmen einer zeitlich begrenzten Außendienstüberwachung stellten Detektive fest, dass der Mitarbeiter an mehreren Tagen nur wenige Kunden aufsuchte, aber dennoch volle Arbeitstage abrechnete und privat Erledigungen während der angeblichen Arbeitszeit vornahm.
Auf Grundlage des Detektivberichts konnte das Unternehmen den Abrechnungsbetrug nachweisen, arbeitsrechtliche Maßnahmen einleiten und weitere finanzielle Schäden verhindern.
In der Regel ist das nicht notwendig, denn es würde den Erfolg der Observation gefährden. Maßgeblich sind der konkrete Verdacht, die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme und die gewählten Überwachungsmethoden; hierzu sollte im Zweifel arbeitsrechtliche Beratung eingeholt werden.
Die Dauer richtet sich nach Ziel und Umfang der Maßnahme. In vielen Fällen reichen bereits wenige Einsatztage aus, um belegbare Erkenntnisse über Arbeitszeiten, Kundenbesuche und Reisekostenabrechnungen zu gewinnen.
Auch dann erhalten Sie eine klare Faktenlage. Unbegründete Vermutungen lassen sich so ausräumen, und der betroffene Mitarbeiter ist entlastet, was zur Stabilisierung des Vertrauensverhältnisses beiträgt.
Wird die Außendienstüberwachung rechtssicher und verhältnismäßig durchgeführt, sind die gewonnenen Beweise grundsätzlich geeignet, arbeitsrechtliche Entscheidungen zu stützen. Im Einzelfall sollte stets ein im Arbeitsrecht erfahrener Rechtsanwalt hinzugezogen werden.
Bei Verdacht auf Arbeitszeitbetrug, falsche Reisekostenabrechnungen oder nicht durchgeführte Kundenbesuche ist eine professionelle, diskrete Vorgehensweise von entscheidender Bedeutung. Eine gezielte Überwachung im Außendienst durch spezialisierte Wirtschaftsdetektive schafft Klarheit, schützt Ihr Unternehmen vor wirtschaftlichem Schaden und ermöglicht faire Entscheidungen auf Basis überprüfbarer Fakten.
Wenn Sie Auffälligkeiten im Außendienst bemerken oder bereits einen konkreten Verdacht haben, sollten Sie frühzeitig handeln. Eine spezialisierte Detektei unterstützt Sie dabei, Missbrauch aufzudecken, rechtssicher zu dokumentieren und die richtigen arbeitsrechtlichen Schritte einzuleiten.
Lassen Sie Ihren Verdacht unverbindlich prüfen und erhalten Sie eine erste fachliche Einschätzung durch einen erfahrenen Detektiv:
