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Inventurdifferenzen
Definition Inventurdifferenz
Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen dem Ist- und dem Sollbestand. Soll Bestände spiegeln die Menge des buchhalterisch ermittelten Bestands an Waren oder Geld in der Kasse wieder, während der Istbestand die wirklich vorhandene Menge angibt. Wenn der Warenbestand und der Sollbestand voneinander abweichen, ist eine Inventurdifferenz gegeben.
Ursachen und Gründe für Inventurdifferenzen
Die Ursachen von bei der Inventur festgestellten Differenzen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Hauptverantwortlich sind verschiedene Aspekte, wie dieser Überblick zeigt.
- Diebstahl
- Wardrobing
- Beschädigung von Waren
- Inventurfehler
- Kassierfehler
Schauen wir uns die einzelnen Punkte näher an.
Diebstähle im Unternehmen
Je nach Branche sind verschiedene Tätergruppen für einen Großteil der Differenzen beim Warenbestand ursächlich, die im Zuge der Inventur ans Tageslicht kommen. Während es im Einzelhandel überwiegend Kunden sind, die für Ladendiebstahl oder Diebstahl am Arbeitsplatz verantwortlich sind, treten in herkömmlichen Firmen und im Lager die eigenen Mitarbeiter als Diebe auf. Diese Taten fallen oft nicht sofort auf und treten erst bei der nächsten Inventur ans Tageslicht.
Wardrobing – das Problem mit dem Rückgabebetrug
Wardrobing bezeichnet eine Art von Rückgabebetrug. Der Kunde kauft online einen Artikel, nutzt diesen eine gewisse Zeit und gibt ihn dann gegen Rückerstattung des Geldes zurück. Zwar hat der Händler bestimmte Rechte, doch das Klären der Rechtsverhältnisse ist in der Regel mit mehr Aufwand als Ertrag verbunden. Bei der Rückgabe kann es zu Manipulationen kommen, die sich später in der Inventur als Differenz spiegeln.
Beschädigung von Waren
Eine Beschädigung kann vorsätzlich in Form von Sabotage erfolgen oder versehentlich durch Kunden oder Mitarbeiter. Warenbruch führt zu Differenzen im Bestand.
Inventurfehler
Bei der Inventur ist es denkbar, dass die Mitarbeiter während der körperlichen Bestandsaufnahme einen Fehler begehen. Diese können zu unbeabsichtigten Differenzen im Bestand führen. Das Vier-Augen Prinzip ist teurer, liefert aber bessere Ergebnisse.
Kassierfehler
Im Eifer des Gefechts geschehen Fehler, die für Abweichungen verantwortlich sind. Diese Fehler können unbeabsichtigt sein oder vom Mitarbeiter bewusst herbeigeführt worden sein. In letzterem Fall geht es zumeist um Unterschlagung, im Volksmund Kassendiebstahl genannt. Spätestens bei der Inventur kommen diese Handlungen als zunächst unerklärliche Differenzen durch fehlende Waren ans Tageslicht, was der Buchhaltung vorher verborgen geblieben ist.
Wie vermeiden Sie Inventurdifferenzen?
Einen hundertprozentigen Schutz vor Inventurdifferenzen gibt es nicht. Aber es bestehen viele Möglichkeiten um Inventurdifferenzen und Warenschwund zu minimieren. Gute Präventionsmaßnahmen sind:
- Warensicherung
- elektronische Überwachung
- Hinweise
- Dokumentation
Der Diebstahlschutz kann durch verschiedene Maßnahmen erfolgen. Das eigene Personal in der Prävention zu schulen ist eine gute Investition.
Überdies ist es gerade im stationären Handel sinnvoll, technische Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen:
- Warensicherungssysteme
- Offene und verdeckte Kameras
- Alarmsysteme
- RFID-Sicherungssysteme
Gegen Wardrobing gibt es nur wenige Mittel. Auffällige Etikettierungen an mehreren Stellen des Kleidungsstücks halten verhindern ein längeres Tragen der Kleidung. Hinweise, dass die Kleidung nach dem Tragen vom Umtausch ausgeschlossen ist, haben sich als nützlich erwiesen.
Damit verhindern Sie allerdings nicht, dass jemand eine Kamera nutzt und sie nach 3 Wochen wieder zurück gibt, wenn sie ihren Zweck erfüllt hat.
Innerbetriebliche Maßnahmen gegen Inventurdifferenzen
Vielfach ist der beste Schutz gegen Inventurdifferenzen eine Optimierung der innerbetrieblichen Maßnahmen.
Grund für Inventurdifferenzen sind häufig Missstände im Betrieb. Die Ordnung im Lager hilft dabei, einen Schaden zu verhindern und zu besseren Ergebnissen zu bekommen, Je mehr Unordnung herrscht, desto einfacher ist es für Mitarbeiter zu stehlen. Gleichfalls treten eher Fehlzählungen auf, die den Wert beeinflussen. Optimieren Sie daher Ihre Lagerhaltung und reduzieren Sie so Möglichkeiten von Tätern.
Wenn Sie befürchten, dass hauptsächlich Ihre Mitarbeiter für die Inventurdifferenzen verantwortlich sind, dient eine kurzzeitige Überwachung der Mitarbeiter der Vermeidung von Inventurdifferenzen.
Gezielte Gegenlösungen sind denkbar
Im konkreten Falle eines Verdachts sind deshalb Maßnahmen möglich. So ist es erlaubt,
- kurzzeitig versteckte Kameras einzubauen
- oder einen Detektiv als verdeckten Ermittler im Betrieb einzusetzen.
Der verdeckte Ermittler hat dabei die Aufgabe, Schwachstellen zu erkennen und Diebe bei der Tat zu beobachten. Sind diese erst einmal identifiziert, lassen sich weitere Taten vermeiden.
Auf Grundlage bestehender Gesetze ist eine solche verdeckte Maßnahme dabei temporär gestattet, ohne den Betriebsrat im Vorfeld zu informieren. Der Einsatz einer Detektei hat sich in den letzten Jahren als sehr effektives Mittel erwiesen, um Taten aufzudecken und Inventurdifferenzen zu senken.
Beratung wenn Sie Inventurdifferenzen vermeiden wollen
Hat Ihr Unternehmen bei der Inventur erhebliche Probleme mit Warenfehlbeständen gehabt? Wollen Sie zukünftig Inventurdifferenzen vermeiden? Dann empfehlen wir eine Beratung durch einen Experten der Detektei A Plus. Weitere Informationen zur Ermittlung von Detektiven in so einem Zusammenhang erhalten Sie sofort am Telefon. Setzen Sie sich jetzt mit uns in Verbindung:
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